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Das Portal für freie Mac OS X Software.

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Manchmal kommt es vor, dass eine “vermeindliche” Freeware nicht bei uns aufgenommen wird. Dass liegt meistens daran, dass diese Software nicht zu 100% die Kriterien erfüllt, die wir für Freeware ansetzen. Dazu zählt unter anderem auch die Software TeamViewer, die nur für die Privatgebrauch kostenlos ist.

Trotz der einen oder anderen Einschränkung möchten wir euch Programme nicht vorenthalten und stellen diese in unserem Blog vor. Heute möchte ich euch auf die für Selbstständige und Unternehmen kostenlose Wartenwirtschaft mcnCommerce light für Mac OS X von Macnetic aufmerksam machen.

Wozu benötigt man eine Warenwirtschaft-Software?

Bevor es an die Vorstellung der Software geht, wollen wir einen kleinen Exkurs in die Theorie der Warenwirtschaft machen. Der Einfachheit halber bediene ich mich der Definition aus Wikipedia, nach der sich die Warenwirtschaft:

[…] mit der Verwaltung sowie der zeitlichen, mengenmäßigen, qualitativen und eventuell auch räumlichen Planung und Steuerung der Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt befasst. Sie koordiniert den Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden, Bedarfsträgern (zum Beispiel Produktion) und den Lagern. […]”

Bereit man die Definition etwas grafisch auf, könnte das Ganze so aussehen. Oft wird auch der Begriff Materialwirtschaft in Zusammenhang mit der Warenwirtschaft (WaWi) genannt oder sogar synonym verwendet. Aufgabe der Materialwirtschaft ist die Versorgung des Unternehmens mit Gütern:

  • in der richtigen Art,
  • in der richtigen Qualität,
  • in der richtigen Menge,
  • beim richtigen Lieferanten,
  • zum richtigen Zeitpunkt,
  • am richtigen Ort und
  • zum richtigen Preis

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Warenwirtschaft die Gesamtheit aller Aktivitäten sind, die sich auf den Waren- und den damit verbundenen Informationsfluss in einem Unternehmen beziehen. Somit sind Warenwirtschaftssysteme Informations- und Managementsysteme, die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse in der Warenwirtschaft abbilden (so etwas lernt man auch im Wirtschaftsinformatik-Studium ;) ).

Diese Warenwirtschaft ist natürlich bei fast jeder Unternehmung zu finden, jedoch benötigt nicht jedes Unternehmen oder Selbstständige ein Warenwirtschaftssystem. Solch ein System sollte immer dann zum Einsatz kommen, wenn die Geschäftsabläufe so komplex (auch quantitativ) werden, dass sie mit anderen Hilfsmitteln (Excel-Tabelle) nicht mehr handhabbar sind. Was die Software mcnCommerce light leistet und ob es alle Anforderungen der Warenwirtschaft erfüllt, wird euch Torsten Haack von Macnetic in einer mehrteiligen Artikelserien am Besten selbst vorstellen.

Teil 1: Angebote erstellen und Rechnungen schreiben mit mcnCommerce light

Die wichtigste Funktion eines Warenwirtschaftssystem ist das Schreiben von Rechnungen. Die Anforderungen an diese Grundfunktion sind von Seiten der Anwender recht unterschiedlich: Am Anfang steht meistens: “Das Programm soll einfach zu bedienen sein!” mcn Commerce löst diese Anforderung durch das selbe Prinzip, wie jeder es von Online Shops kennt: mcn Commerce führt den Anwender von einer Seite zur nächsten. Jede Seite hat dabei eine genaue Aufgabe.

  1. Layout Auftragsdaten
    Nach dem Klicken auf den Button “Neues Dokument” kommt man in das Layout “Auftragsdaten”(Layout = Seite, Eingabemaske). Hier werden die Daten des Kunden eingegeben und die Dokumentart ausgewählt. Hier wählt der Anwender aus, ob er ein Angebot, eine Rechnung (= Auftrag) usw. erstellen will.

    In der Praxis sucht man in der Adressenliste den Kunde heraus oder gibt direkt die Kundennummer ein. Daraufhin werden alle hinterlegten Daten aus dem Modul Adressen eingetragen.

    Rechnungstext-Vorlage
    mcn Commerce unterscheidet sich von anderen Systemen dadurch, dass neben der Adresse, Lieferanschrift und Zahlungsbedingung noch einige weitere Informationen aus dem Modul Adressen übernommen werden. Dazu zählt z.B. die Rechnungstext-Vorlage.

    Sie können beliebig viele Rechnungstext-Vorlagen erstellen und jedem Kunden eine Rechnungstext-Vorlage zuweisen. In der Rechnungstext-Vorlage gibt es zwei Felder für einen Text oberhalb und für den Text unterhalb der Rechnungspositionen. Die Vorlagen eignen sich für bestimmte immer wieder kehrende Texte wie

    • Bankverbindung für Auslandskunden
    • Bei Online Bestellungen: Erklärungen zur Rücksendung von Ware gem. Fernabsatzgesetz
    • zusätzliche Informationen zu den Produkten: “Kühl lagern” usw.
  2. Layout Kalkulation
    Mit dem Button Weiter kommt der Anwender in die Kalkulation. Hier werden die Positionen hinzugefügt.

    In der Mitte des Layouts wird die “aktuelle” Position mit allen Details angezeigt. Darüber befindet sich der Summen Bereich und unter den Positionen das Portal mit allen Positionen des Dokuments. Wenn man auf eine bestimmte Zeile in dem Portal klickt, wird die Position zur “aktuellen” Positionen und die Einzelheiten in der Mitte dargestellt.

    Die aktuelle Position
    Der Einsteiger hat, wie Eingangs erwähnt, den Wunsch, alles möge einfach und übersichtlich sein. Der fortgeschrittene Anwender erwartet darüber hinaus, seinen Geschäftsprozess abbilden zu können. Er will Rabatte eingeben können, die Marge pro Stück, pro Position und auch prozentual sein können. Der Profi will darüber hinaus noch Möglichkeit haben, die Mwst anzupassen, wenn der Kunde im Ausland sitzt. Außerdem er will gleich sehen, ob die Ware vorrätig ist (weil er ja den Kunden am Telefon hat) usw. – Kurzum: Der Anwender will alles, aber ganz einfach.

    Wie lösen wir diese Anforderung in mcn Commerce? Die Lösung ist, wie bereits beschrieben, nur eine Position zur Zeit in allen Details darzustellen und alle anderen Informationen auszublenden. D.h. wir fokussieren. Auf diese Weise können wir nicht nur die oben aufgeführten Informationen darstellen, sondern auch 3 Felder für den Verkaufspreis.

    3 Felder für den Verkaufspreis?
    mcn Commerce wurde in der Praxis entwickelt. Wenn wir also über die Kalkulation eines Verkaufspreises sprechen, erwartet der Anwender eine Funktion, die über das Kopieren des empfohlenen Verkaufspreises hinausgeht.

    • Feld 1: der kalkulierte Verkaufspreis
      Hier wird der automatisch berechnete Verkaufspreis angezeigt. Das heißt der im Artikelstamm hinterlegte VK abzüglich des eingegebenen Rabattes.
    • Feld 2: der manuelle Netto Verkaufspreis
      Sie verkaufen im B2B an Geschäftskunden. Was verkauft sich besser im Angebot: Der Artikel für € 301,67 netto oder der für € 299,00 netto? Richtig, das Feld ist dazu da, um runde Netto Verkaufspreise bei den Positionen zu erhalten.
    • Feld 3: der manuelle Brutto Verkaufspreis
      Dieses Feld hat die gleiche Funktion, nur für Brutto Verkaufspreise bei den Positionen im Endkunden Geschäft (B2C)

    In der Praxis hat sich herausgestellt, dass der Anwender bei einer Angebotskalkulation einerseits gerne runde Verkaufspreise haben möchte, gleichzeitig aber auch sehen will, wie weit er vom kalkulierten Preis abweicht.

  3. Layout Einkauf Kommission
    In diesem Layout wird die Bestellung für die Lieferanten erstellt. Dabei werden die Auftragspositionen für die spätere Zuordnung in der Bestellung eingetragen.

    Die zweite Funktion dieses Layouts ist die Kommissionierung der Ware für den Versand. Dabei kann ein Kommissionierungsschein gedruckt werden, mit dem die Ware im Lager gesammelt wird. Der Status der Kommissionierung kann für jede einzelne Position angegeben werden, so dass man sofort sieht, welche Ware bereits zusammengestellt ist und welche noch fehlt.

  4. Dokument Vorbereitung
    Mit dem Weiter Button geht es in das Layout Dokument Vorbereitung. Hier werden die Angebote, Rechnungen usw. für den Druck (oder das Erstellen eines PDFs) vorbereitet.

    In den meisten Fällen muss hier nicht viel gemacht werden und man kann gleich auf den Druck Button oben in der Statusleiste klicken. Im Falle der Aufträge wird die Rechnungsnummer angefordert, wenn der Auftrag berechnet werden soll. Zwischen dem Erstellen des Dokuments “Rechnung” und dem Anfordern der Rechnungsnummer kann ein beliebig langer Zeitraum liegen. Erst wenn die Rechnungsnummer angefordert wird, wird der Datensatz geschlossen (Anforderung des Finanzamtes = die Positionen einer Rechnung dürfen nicht mehr manipuliert werden) und das Datum der Rechnung entscheidet, in welchem Buchungszeitraum der Umsatz erfasst wird.

    Auftragsbestätigungen
    Auftragsbestätigungen werden ebenfalls in diesem Layout gedruckt. Für die Auftragsbestätigung gibt es darüber hinaus eigene Textblöcke, da diese von denen in der Rechnung meistens abweichen (“Wir danken für Ihren Auftrag und bestätigen die Lieferung der aufgeführten Waren zum…”)

  5. Lieferscheine
    Für jeden Auftrag können beliebig viele Lieferscheine (Teillieferungen) erstellt werden, unabhängig davon ob bereits eine Rechnung erstellt wurde, oder nicht.

Die nächsten Artikel dieser Serie befassen sich mit:


 

 

2 Reaktionen zu “Kostenlose Warenwirtschaft für Selbstständige und Unternehmer”

  1. Mario Alka
    Am 7. Juni 2011 um 08:55 Uhr

    Hallo,

    gerade für Mac Benutzer ist unsere Online Warenwirtschaft tricoma® (http://www.tricoma.de) die ideale Lösung.
    Da das System komplett im Browser läuft muss gar keine Software installiert werden und man kann -sofern man möchte- von überall auf der Welt auf das System zugreifen. Somit kann gleichzeitig von Windows, Linux oder eben MAC/OSX darauf zugegriffen wreden.

    Neben der Warenwirtschaftsfunktion ist auch ein Shop und divere Schnittstellen enthalten, so das man direkt aus dem System seine Artikel verkaufen kann. Durch den modularen Aufbau kann es aber auch nur als Kundenverwaltung bzw. CRM System genutzt werden.

    Gerne beantworten wir Ihre Anfrage für eine individuelle Warenwirtschaft.

    Schöne Grüße

    Mario Alka

  2. Bärbel Schäfer
    Am 11. Juni 2012 um 21:14 Uhr

    Guten Tag,
    wir designen T-Shirts und Polo Shirts und lassen die Produkte produzieren. Es erfolgen Druck und Bestickung auf die Texil-Produkte. Wir sind MAC Nutzer.
    Wir leben in Südafrika und verkaufen direkt an Golf Shops etc.; möchten allerdings über das Internet die Produkte auch direkt in Deutschland und Südafrika verkaufen. Die Sprache muss Englisch und Deutsch sein.
    Kann Eure Software so eine Aufgabe erfüllen?

    Vielen Dank für Ihre Antwort Jürgen Schäfer

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