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Archiv der Kategorie ‘Mac im Business’

Andreas

Alle Daten sicher in der Cloud

schrieb am 9. Januar 2014Andreas

Das englische Wort für “Wolke” steht als Schlagwort und Sammelbegriff für alle online angebotenen Varianten der Datenspeicherung. Bei dieser kontinuierlich wachsenden “Datenwolke”, der immer mehr Internetnutzer ihre Daten zuführen, handelt es sich um ein Neztwerk von Servern und Rechenzentren verschiedener Hosting-Anbieter, wie livedrive, SugarSync, TRENDMicro, STRATO, Drive on Web, Dropbox, Wuala, T-Online oder justcloud, die eine bestimmte Menge an Speicherplatz und Rechenleistung ihrer Serverfarmen entweder kostenlos oder zu einer monatlichen Pauschale zur Verfügung stellen. Einen Überblick über die zehn beliebtesten Cloud-Services-Anbieter bietet das unabhängige Bewertungsportal cloudsider.com.

Die Vorteile der Datenwolke

Daten in der Cloud sind nicht mehr auf dem Heimcomputer, sondern auf externen Servern gespeichert. Dadurch bietet Cloud-Computing den großen Vorteil, dass wesentliche Teile der IT-Landschaft, wie Hardware, Rechenzentrum, Datenspeicher und Software nicht mehr auf der Nutzerseite bereitgestellt werden müssen, sondern von professionellen Providern zur Verfügung gestellt werden und online genutzt werden können. Das spart nicht nur Privatkunden Geld, sondern auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, die nur in den seltensten Fällen über die finanziellen Möglichkeit verfügen, eine vergleichbare Serverstruktur selbstständig aufzubauen. Der größte Vorteil der Cloud ist jedoch ihre Flexibilität. So können die in der Cloud gespeicherten Daten jederzeit ortsunabhängig genutzt und ohne weiteren Aufwand mittels internetfähiger Geräte online abgerufen werden. Einzige Voraussetzung für die Nutzung der persönlichen Daten ist ein Internetzugang.

Wie sicher ist Cloud-Computing?

Datensicherheit im Internet ist nicht erst seit den Enthüllungen des ehemaligen NSA-Mitarbeiters Edward Snowden ein heiß diskutiertes Thema. Wer seine persönlichen Dokumente, Fotos oder Videos sowie Geschäfts- oder Kundendaten in die Cloud auslagert, möchte sichergehen, das die Daten gut verwahrt sind und von Fremden nicht eingesehen werden können. Ein gewisses Maß an Sicherheit bietet jeder große Hosting-Anbieter. Ganz ausgeschlossen werden kann die Gefahr eines Hackerangriffs jedoch nicht. Was sich im Internet befindet, bleibt prinzipiell angreifbar. Die Serverfarmen professioneller Hosting-Anbieter bieten in der Regel jedoch weitaus höhere Sicherheitsstandards als herkömmliche Heim-PCs oder selbstbetriebene Server kleiner oder mittelständischer Unternehmen. Hochsensible Daten sollten trotzdem nur in Ausnahmefällen im Cloud-Speicher gelagert werden.

Ein Hosting-Anbieter, der sich gerade aufgrund seiner Bemühungen rund um das Thema Sicherheit hervortut, ist das deutsche Unternehmen STRATO. Beide unternehmenseigenen Rechenzentren der STRATO AG befinden sich auf deutschem Boden und unterliegen somit dem strengen deutschen Datenschutzgesetz, das Interessierte hier im pdf-Format einsehen können. Zudem profitieren die Kunden hier von der SO 27001 Zertifizierung, einer Norm, die einen detaillierten Forderungskatalog mit Sicherheitsmaßnahmen umfasst und einer jährlichen TÜV-Prüfung standhalten muss. Zudem wird dem Datenverlust aufgrund eigenen Verschuldens mittels einer Weiterherstellungsfunktion entgegengewirkt.

 

Image02Es stimmt natürlich, dass Programme in den meisten Fällen nur Werkzeuge sind, die allein durch einen fähigen Anwender einen tatsächlichen Nutzen haben können. Tatsächlich können entsprechende Software-Anwendungen aber einen sehr positiven Einfluss auf die Geschicke eines Unternehmens ausüben. An dieser Stelle möchten wir einerseits erklären, warum das so ist, und andererseits auch andere Software unabhängige Gründe nennen, die besonders häufig für das Scheitern junger Unternehmen verantwortlich sind.

Bessere Koordination dank ausgeklügelter Software

Gleich nach der Existenzgründung fallen die Unternehmensinhaber häufig auf die Nase, weil ihnen ganz einfach der Überblick fehlt. Eine Firma mittlerer Größe, die über einen gewissen Mitarbeiter- und Kundenstamm verfügt, bedarf einer klaren Führung und einer Grundordnung, die eine höchstmögliche Effizienz garantiert. Mit einem Oxaion ERP-System können die innerbetrieblichen Abläufe zum Beispiel viel besser koordiniert werden, während die einzelnen Abteilungen zudem wesentlich besser miteinander vernetzt sind, was die schnellere Abwicklung der zugeteilten Aufgaben zur Folge hat. Es gibt natürlich auch noch ganz andere Programme, die eine ähnliche Wirkung haben und sich im Netzwerk als mächtiges Werkzeug erweisen können. Doch die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe sind bei einer Unternehmensgründung selbstverständlich nicht das einzige Problem!

Woran die Gründer scheitern

Wer sich dem Größenwahn hingibt oder mit mittelmäßigem Elan Schnapsideen bis zum bitteren Ende verfolgt, steuert natürlich unausweichlich auf den Ruin zu. Der eindeutig durch schlechte Fernsehsendungen beeinflusste Langzeitarbeitslose, der sich mit einer Wurstbude auf Mallorca selbstständig machen will, wird für dieses Abenteuer vermutlich für den Rest seines Lebens teuer bezahlen müssen. Daneben gibt es aber auch noch unglückliche Konstellationen im Gründervorstand oder schlechte Marktanalysen, die einem einen Strich durch die Rechnung machen können. Außerdem zeichnen sich die folgenden Gründe besonders häufig für das Scheitern verantwortlich:

  • Mangelhafte Buchführung/Schlechtes Rechnungswesen
  • Kein Alleinstellungsmerkmal
  • Kein Verständnis für die Zielgruppe
  • Fehlende Rücklagen/Finanzielle Engpässe

Es existieren also mannigfaltige Möglichkeiten, um mit der eigenen Firma zu scheitern. Daher sollte man sich auf die Unternehmensgründung in jedem Fall ausreichend vorbereiten und nach Möglichkeit Seminare für Existenzgründer zu besuchen!

 

[Trigami-Review]

Jeder von uns ist bereits mit Projekten in Berührung gekommen … sei es beruflich oder privat. Ab einer bestimmten Anzahl an Beteiligten oder ab einer bestimmten Dauer oder aber bei mehreren parallelen Projekten ist es sinnvoll bzw. notwendig, die für ein Projekt benötigten Ressourcen zu organisieren – also zu managen.

Für das Projektmanagement gibt es verschiedene Tools wie z.B. das kostenlose OpenProj oder die kommerzielle Alternative Merlin.

Eine interessante plattformunabhängige Lösung könnte das Web-basierte Projectplace mit eigener iPhone-App sein. Projectplace bietet umfangreiche Funktionen, wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Webmeetings via Netviewer, Dokumentenerstellung und -verwaltung, sowie Versionsverwaltung.

Speziell für selbstständige Projektmanager ist es wichtig oft wechselnde Teams bzw. Kunden in Projekte einzubinden und zu steuern. Die Web-basierte Lösung Projectplace und die dazugehörige iPhone-App erleichtern hierbei die Integration der oft heterogen vorliegenden IT-Infrastruktur. Ein weiteres interessantes Feature ist der Import von MS Projekt-Dateien, die das Bereitstellen von Projektplänen gerade in Unternehmen vereinfacht. Das Anlegen von Projekt-Teams gestaltet sich ebenfalls sehr einfach, indem die entsprechenden Projektmitglieder via Email eingeladen werden. Einzelne Mitglieder können dann in Gruppen verwaltet werden. Leider habe ich nicht herausgefunden, wie sich Gruppen über mehrere Projekte hinweg nutzen lassen.

Die Projectplace iPhone -App ermöglicht den Zugriff auf die wichtigsten Ressourcen wie Dokumente, Kommuniktations-Verläufe und Aufgaben (ToDos). Wer möchte, kann sich über Terminanfragen oder Diskussionsbeiträge via Push-Notification benachrichtigen lassen.

Leider ist es derzeit noch nicht möglich neue Aufgaben und/oder Dokumente anzulegen. Vielmehr liegt der Hauptaugenmerk auf dem Zugriff vorhandener Informationen.

Insgesamt ist die Projectplace iPhone-App selbsterklärend und bietet über das Dashboard schnellen Zugriff auf die verschiedensten Ressourcen, wie Kontaktdaten und Kalender.

Projectplace wird in verschiedenen Preismodellen beginnend ab 18,50 EUR pro Nuzter und für ein Projekt angeboten. Die Team-Edition kommt mit 8 GB Speicherplatz für Dokumente etc. daher. Bei intensiver Nutzung sollte über die Enterprise-Edition nachgedacht werden, für die Preise direkt bei Projectplace nachgefragt werden müssen. Für einen ersten Einstieg empfiehlt sich die kostenlose 30-Tage Testversion, die alle Funktionen uneingeschränkt zur Verfügung stellt.

Für den Test von Projectplace habe ich die Koordinierung einer Konferenz genutzt, bei der ich so ziemlich alle Funktionen (ausgenommen Import von MS Project-Dateien) genutzt habe. Für die Zukunft würde ich mir noch umfangreichere Funktionen für die iPhone-App wünschen, um bspw. Aufgaben anlegen und Dokumente hinaufladen zu können.

 
Andreas

Teil 4: Warenwirtschaft für Mac mit mcnCommerce

schrieb am 6. November 2010Andreas

Diese Artikelserie wird von Torsten Haack, Mitarbeiter bei Macnetic, geschrieben.

Manche Anwender suchen eine Software, die neben den standard Modulen eines ERP-Systems auch eine Kassen Software enthalten. mcn Commerce bietet dafür das Modul Kasse.

Teil 4: Kasse am Point of Sale

  1. Kassen Kalkulation
    mcn Commerce bietet verschiedene Kassen Layouts für kleine und größere Bildschirme. Das voreingestellte standard Layout mit den meisten Funktionen ist das Kassen Layout 2.

    Die Besonderheit des Layouts sind die Funktionstasten, auf die beliebige Artikel gelegt werden können. Bei den Tasten kann das Hintergrundbild und die Schrift frei eingestellt werden. Die Artikel können wahlweise manuelle Artikel oder Artikel aus dem Artikelstamm sein.

    Artikel, die nicht auf den Tasten liegen, können einfach über die Lupen Funktion gesucht und per Button eingefügt werden.

    Für Rabatte und Sonderpreise kann wahlweise ein prozentualer Rabatt oder ein manueller Verkaufspreis eingegeben werden. Wenn ein Kunde einen generellen Rabatt bekommen soll, kann man den Prozentsatz im Modul Adressen beim Kunden hinterlegen. Sonderpreise lassen sich zeitlich begrenzt oder unbegrenzt im Modul Artikel hinterlegen.

  2. EAN Barcode Scanner
    Viele Firmen haben Barcodes auf Ihren Preisetiketten. Mit diesen lässt sich einerseits schneller kassieren und andererseits werden Tippfehler vermieden. mcn Commerce unterstützt das einscannen mit Standard Bar Code Scannern.

    Die dazugehörigen Preisetiketten mit Barcode können im Modul Artikel erstellt werden.

  3. Kassenbeleg mit A4, A5 und Bon-Drucker
    Je nach Business bevorzugen die Firmen unterschiedliche Kassenbelege. Für hochwertige oder aufwendige Artikel, z.B. wenn auch eine Artikelbeschreibung auf dem Beleg stehen soll, werden vielleicht Belege im A4 oder A5 Format bevorzugt, während bei kleineren Artikeln ein Rollenbon Drucker besser geeignet ist.

    Hier ein Beispiel für einen detaillierten Kassenbeleg im A5 Format:

  4. Anwenderrechte
    In Ladengeschäften arbeiten oftmals Aushilfen, die einerseits die Kasse einfach bedienen können müssen, andererseits nur einen eingeschränkten Bereich der Software sehen dürfen. Dafür gibt es das Anwender Rechte System.

    Mitarbeiter, die der Anwender Gruppe “Kasse” zugewiesen werden, können nur das Kassen Modul aufrufen. Innerhalb des Kassen Moduls können “Kassen Mitarbeiter” nur Ihre eigenen Datensätze und nur die des aktuellen Tages sehen. Dadurch wird einerseits eine Fehlbedienung verhindert, da die Anwender nur einen begrenzten Bereich aufrufen können, andererseits erhält der Anwender keine Informationen darüber, welche Umsätze oder Margen im Unternehmen erwirtschaftet werden

  5. Kassenabrechnung pro Mitarbeiter/virtuelle Kassen
    Da an der Kasse Bargeld eingenommen und als Wechselgeld herausgegeben wird, haben sowohl das Unternehmen, als auch die Beschäftigten ein Interesse daran, dass die Kasse stimmt. Dafür gibt es in mcn Commerce die Kassennummer, mit der virtuelle Kassen eingerichtet werden können.

    Jeder Mitarbeiter bekommt seine eigene Kassennummer. Mit dem Kassenprotokoll erfasst der Mitarbeiter bei Beginn und am Ende der Arbeit den aktuellen Bargeld Kassenbestand. Da der nächste Mitarbeiter ebenfalls den Anfangsbestand zählt und dieser mit dem Endbestand des vorherigen Mitarbeiters übereinstimmen muss, kontrollieren sich die Mitarbeiter selbst.

Zusammenfassung:
Was das Kassen Modul von mcnCommerce vor allem interessant macht, ist die Integration in ein ERP System. Die Artikel werden in einem modernen Artikelstamm mit Sonderpreisen gepflegt, die Kunden werden im Modul Adressen angelegt. Dazu kommen ein modernes Kalkulations-Layout mit Funktionstasten und die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter eine virtuelle Kasse anzulegen. Weitere Informationen: http://www.warenwirtschaft-kostenlos.de/warenwirtschaft/kassen-programm.html

An dieser Stelle möchte ich mich recht herzlich bei Herrn Haack für die interessante Artikelserie zur Warenwirschaft mit mcnCommerce bedanken.

 
Andreas

Teil 3: Warenwirtschaft für Mac mit mcnCommerce

schrieb am 7. Oktober 2010Andreas

Diese Artikelserie wird von Torsten Haack, Mitarbeiter bei Macnetic, geschrieben.

In den ersten beiden Teilen der Artikelserie wurde das Modul Verkauf und das Modul Adressen vorgestellt. Um eine Rechnung schreiben zu können, braucht man jetzt nur noch Artikel (oder Dienstleistungen), für die es ebenfalls ein eigenes Modul in mcn Commerce gibt. Die Summe aller Artikel wird auch Artikelstamm genannt und kann neben echten Artikeln natürlich auch Dienstleistungen und Ersatzteile enthalten.

Teil 3: Artikelstamm mit eigenen Feldern

Das Artikel Modul von mcn Commerce wurde so entwickelt, dass es auch mit sehr großen Datenmengen zurechtkommt. Unsere Kunden nutzen mcn Commerce zum Teil mit 100.000 Artikeln. Daher ist umso wichtiger, dass die gewünschten Informationen schnell gefunden und bearbeitet werden können.

  1. Layout Artikel Details
    Das Layout Artikel Details zeigt alle wichtigen Informationen für einen Artikel zur Zeit an. Neben der Bezeichnung und der Artikelbeschreibung, findet man in diesem Layout Informationen wie Kategorie, Warengruppe, Katalog oder zum Lieferanten. Diese Felder dienen zur einfachen Kategorisierung der Artikel. Darüber hinaus gibt es in diesem Layout die Felder für die Bestellnummer beim Lieferanten, die URL, unter der der Hersteller das Produkt im Internet beschreibt, sowie weitere Informationen zur Beschaffenheit, zum Gewicht und auch das Bild des Artikels.

    Genauso wie im CRM Modul  gibt es auch im Artikelmodul die freien Kategorie Textfelder und die Markierungsfelder, bei denen der Anwender die Bezeichnungen und Wertelisten selbst festlegen kann.

    Damit können auch Firmen, die mit besonderen Gütern handeln, Informationen bezüglich des Transports und der Lagerung beim Artikel hinterlegen. Andere Firmen brauchen vielleicht Zusatzinformation für die Altgeräte Entsorgung, Hinweise zur Garantie oder Informationen zu baugleichen oder alternativen Artikeln. Im Modul Artikel gibt es 9 Markierungsfelder und 10 freie Kategorie Textfelder.

  2. Layout Einkauf und Preise
    Da mcn Commerce ein eingebautes Anwender Rechte System hat, werden im Layout  Artikel Details die Einkaufspreise und Margen nur ab der Anwender Rechte Gruppe “wAdmin” oder höher angezeigt. Um die Einkaufspreise einzutragen oder zu kalkulieren, gibt es ein eigenes Layout “Einkauf und Preise”, in dem beliebig viele Lieferanten mit unterschiedlichen Einkaufspreisen hinterlegt werden können.
  3. Layout Sonstiges
    Viele Kunden möchten gerne direkt aus der Warenwirtschaft heraus Etiketten mit EAN Bar Code  drucken. Artikeletiketten können in mcn Commerce im Layout “Sonstiges” für einen einzelnen Artikeln mehrfach, oder auch für alle aufgerufenen Artikel gedruckt werden. mcn Commerce Light bietet hiermit eine Funktion kostenlos, die manch andere Produkte entweder gar nicht oder nur gegen Aufpreis bieten.

  4. Artikel Listen
    mcn Commerce bietet gleich zwei Listen Layouts, die eine Übersicht über die Artikel geben. Die “Liste mit Preisen” zeigt eine kompakte Form mit Bruttoverkaufspreisen, die “Liste mit Details”  zeigt Artikel mit den dazugehörigen Attributen. Die Listen können darüber hinaus nach verschiedenen Kriterien, wie zum Beispiel Warengruppe, Katalog, oder Kategorie sortiert werden.

    Durch die Such- und Sortierfunktionen, können schnell beliebige Listen gedruckt oder exportiert werden.

  5. Datenblätter
    Neben den Etiketten und den freien Kategorie Textfelder gibt es in mcn Commerce eine weitere Besonderheit: Es können externe und interne Datenblätter für jeden Artikel ausgedruckt werden. Interne Datenblätter können zum Beispiel im Lager bei der Ware hinterlegt werden, oder für den Vertrieb genutzt werden. Externe Datenblätter eignen sich für die Auslage oder als Ergänzung zu Angeboten.

  6. Import und Aktualisierung
    Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit zum Import von Artikeln aus Lieferanten Preislisten und die automatische Aktualisierung und Pflege vorhandener Artikel:

    Nach dem Import in eine Vortabelle, sorgt die spezielle Funktion “in Artikelstamm übernehmen” dafür,
    – dass neue Artikel angelegt und
    – bei vorhandenen die Informationen (Preise usw.) aktualisiert werden

    Die neuen und aktualisierten Artikel bekommen ein Zeitstempel, so dass Artikel, die nicht mehr in der aktuellen Preisliste des Lieferanten enthalten sind, leicht gefunden und auf “ausgelaufenen” gesetzt oder gelöscht werden können.

    Auf diese Weise können Sie aktualisierte Preislisten der Lieferanten einfach übernehmen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, welche Artikel neu sind, bei welchen sich die Preise geändert haben und welche Artikel in der neuen Preisliste des Lieferanten nicht mehr enthalten sind.

  7. Massenbearbeitung
    mcn Commerce hat noch eine weitere herausragende Eigenschaft: die Massenbearbeitung von Datensätzen mit der Funktion “Feldinhalt ersetzen”.

    Mit dieser Funktion können Sie zum Beispiel
    – die Preise für alle aktuell aufgerufenen Datensätze um 10% erhöhen
    – eine Suchabfrage nach bestimmten Artikeln machen, und alle gefundenen Artikel in eine Kategorie einsortieren
    – bei allen aktuellen Datensätzen die Produktbeschreibung mit einem wichtigen Wert ergänzen

    Für diese Funktion gibt es auf unserer Webseite eine eigene Videoanleitung.

Zusammenfassung:
Auch ein Artikelstamm ist nicht bloß die Summe der enthaltenen Artikel und Dienstleistungen. Im Artikelstamm ist ständig eine gewisse Dynamik durch neue und ausgelaufene Artikel oder durch Preisänderungen. Die wenigsten werden noch die Zeit haben, diese Änderung manuell auszuführen. Daher sollte ein modernes Warenwirtschaftssystem Funktionen wie den Import von Artikeln mit gleichzeitiger Aktualisierung vorhandener Artikel und Funktionen zur Massenbearbeitung haben. Weitere Informationen: http://www.crm-software-kostenlos.de

Die nächsten und letzte Artikel dieser Serie befasst sich mit:

  • Die Kasse am Point of Sale
 
Andreas

Teil 2: Warenwirtschaft für Mac mit mcnCommerce

schrieb am 6. September 2010Andreas

Diese Artikelserie wird von Torsten Haack, Mitarbeiter bei Macnetic, geschrieben.

Im ersten Teil haben wir erklärt, wie man mit mcn Commerce Rechnungen schreibt. Bevor man allerdings eine Rechnung schreiben kann, muss erstmal eine Bestellung von einem Kunden erfolgen. Im klassischen B2B Handel gehen der Bestellung oftmals viele Angebote, Telefonate und Präsentationen voraus. Ein Interessent möchte überzeugt sein, dass er den richtigen Anbieter gefunden hat, bevor er bei uns bestellt.

Die Aufgaben im PreSales Bereich sind eine Kunst für sich und einerseits vom persönlichen Geschick des Verkäufers und andererseits von einer guten Organisation abhängig. Heutzutage bedient man sich eines modernen CRM Programms um die vertrieblichen Aufgaben möglichst effizient zu gestalten.

Teil 2: Kundenbetreuung mit dem CRM-Modul

mcn Commerce wurde in den neunziger Jahren in einem klassischen IT-Systemhaus mit etwa 250 Mitarbeitern entwickelt. Zu der Zeit gab es noch nicht allzu viele Online Shops. Alles wurde noch per Telefon, Telefax oder persönlich besprochen. Die optimale Betreuung von Neukunden und Bestandskunden waren der Schlüssel zum Erfolg. Heutzutage gibt es zwar viele Online Shops, aber die optimale Betreuung der Kunden ist angesichts der Vergleichbarkeit von Preisen im Internet wichtiger als bisher.

Das CRM Modul von mcn Commerce ist das Modul Adressen und geht in seiner Funktionalität weit über die bloßen Adressen hinaus. Aber auch bei den Adressen gibt es schon Unterschiede zwischen verschiedenen am Markt befindlichen Programmen.

  1. Layout Adressen
    Neben denen in jedem Programm üblichen Funktionen gibt es in mcn Commerce auch in diesem Modul einige Besonderheiten, die das Arbeiten mit der CRM Software einfacher und schneller machen:

    Sie können für jede Adresse beliebig viele Ansprechpartner hinterlegen. Es stehen genügend Felder für E-Mail, Handy, eine individuelle Anrede, die Funktion der Person usw. zur Verfügung.

    Ein besonderes Highlight aber sind die freien Text und Kategoriefelder. Unsere CRM Software wird in verschiedenen Branchen eingesetzt und jede Branche hat spezifische Informationen für die Felder vorhanden sein müssen. Manche Firmen brauchen ein Feld für einen Branchenschlüssel, manche wollen die Art des Servicevertrags beim Kunden speichern und die nächste Firma möchte den angegebenen Jahres-Energieverbrauch des Kunden speichern.

    Unsere Lösung dafür sind 9 freie Kategorie Textfelder, sowie die 6 Markierungsfelder, bei denen jede Firma die Bezeichnung der Felder selber definieren können.

  2. Layout weitere Daten
    Im Layout weitere Daten können abweichende Adressen angegeben werden. mcn Commerce ist hier in der Lage, eine beliebige Anzahl von Adressen (1:n Verknüpfung)  als Lieferadressen für eine Rechnungsadresse festzulegen. Des weiteren können in diesem Layout Adress Etiketten für den aktuellen Datensatz oder für alle aufgerufenen Datensätze ausgedruckt werden.
  3. Layout Chronologie
    Wie eingangs geschrieben, ist ein Schlüssel zum Erfolg die optimale Betreuung der Kunden. Das beginnt damit, dass ich jederzeit weiß, was in der Vergangenheit mit dem Kunden besprochen wurde. Der wichtigste Punkt ist aber sicherlich, dass man in der Lage ist, sich so zu organisieren, dass man nach einer gewissen Zeit von sich aus erneut den Kontakt zum Kunden herstellt. Dafür gibt es in mcn Commerce die Chronologie mit der Wiedervorlage.

    In der Chronologie werden alle Telefonate und die ausgehenden E-Mails für den Kunden gespeichert. Ein Zeitstempel gibt Auskunft, wann die jeweilige Aktion ausgeführt wurde.

    Des weiteren kann ein Wiedervorlage Termin für die nächste Aktion beim Kunden hinterlegt werden. Dadurch können Sie später in der Übersicht alle Datensätze, die auf Wiedervorlage gesetzt sind, aufrufen.

  4. Layout Maps
    Im Layout Maps wird die Adresse des Kunden in GoogleMaps dargestellt.
  5. Layout Umsätze
    Wie der Name schon sagt, werden in diesem Layout alle Umsätze des Kunden angezeigt. Mit einem Pfeil Button können sie direkt in den Datensatz im Modul Verkauf springen.
  6. E-Mails
    Zur Optimierung von Arbeitsabläufen gehört es auch, dass man E-Mails mit Textvorlagen direkt aus der CRM Software senden kann. Als Besonderheit sei hier noch genannt, dass die Textvorlagen auch mit Platzhaltern angelegt werden können, die die kundenspezifischen Informationen bei jedem E-Mail individuell hinzufügen.

    Beispiel: Sie können in den oben genannten freien Kategorie Textfelder die FTP Zugangsdaten des Kunden speichern. Dann können Sie eine E-Mail Textvorlage anlegen und in dieser den Platzhalter für das entsprechende Feld hinterlegen. Beim Versenden eines E-Mails mit entsprechender Textvorlage wird der Platzhalter mit den Daten aus dem jeweiligen Datensatz ersetzt.

  7. Newsletter
    Wo ein E-Mail geht, gehen auch tausende: mcn Commerce hat eine Newsletter Funktion, mit der Sie einen E-Mail Newsletter direkt an die ausgewählten Personen schicken können. Dabei können Sie auch Textvorlagen einsetzen und eine Kopie des E-Mails in jedem einzelnen Datensatz ablegen.
  8. Serienbrief
    Und auch den klassischen Serienbrief können Sie aus mcn Commerce heraus verschicken. Hierfür können ebenfalls beim Ausdruck Einträge in der Chronologie angelegt werden.

Zusammenfassung:
Die Konkurrenz schläft nicht. Um sich eine optimale Ausgangsposition im Wettbewerb zu sichern, muss man die richtigen Werkzeuge haben. mcn Commerce bietet bereits in der Light Version die wichtigsten Werkzeuge für die Betreuung, die Zeitplanung und die Kommunikation mit Kunden und Interessenten. Weitere Informationen: http://www.crm-software-kostenlos.de

Die nächsten Artikel dieser Serie befassen sich mit:

  • Artikelstamm mit eigenen Feldern
  • Die Kasse am Point of Sale
 

Manchmal kommt es vor, dass eine “vermeindliche” Freeware nicht bei uns aufgenommen wird. Dass liegt meistens daran, dass diese Software nicht zu 100% die Kriterien erfüllt, die wir für Freeware ansetzen. Dazu zählt unter anderem auch die Software TeamViewer, die nur für die Privatgebrauch kostenlos ist.

Trotz der einen oder anderen Einschränkung möchten wir euch Programme nicht vorenthalten und stellen diese in unserem Blog vor. Heute möchte ich euch auf die für Selbstständige und Unternehmen kostenlose Wartenwirtschaft mcnCommerce light für Mac OS X von Macnetic aufmerksam machen.

Wozu benötigt man eine Warenwirtschaft-Software?

Bevor es an die Vorstellung der Software geht, wollen wir einen kleinen Exkurs in die Theorie der Warenwirtschaft machen. Der Einfachheit halber bediene ich mich der Definition aus Wikipedia, nach der sich die Warenwirtschaft:

[…] mit der Verwaltung sowie der zeitlichen, mengenmäßigen, qualitativen und eventuell auch räumlichen Planung und Steuerung der Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt befasst. Sie koordiniert den Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden, Bedarfsträgern (zum Beispiel Produktion) und den Lagern. […]”

Bereit man die Definition etwas grafisch auf, könnte das Ganze so aussehen. Oft wird auch der Begriff Materialwirtschaft in Zusammenhang mit der Warenwirtschaft (WaWi) genannt oder sogar synonym verwendet. Aufgabe der Materialwirtschaft ist die Versorgung des Unternehmens mit Gütern:

  • in der richtigen Art,
  • in der richtigen Qualität,
  • in der richtigen Menge,
  • beim richtigen Lieferanten,
  • zum richtigen Zeitpunkt,
  • am richtigen Ort und
  • zum richtigen Preis

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Warenwirtschaft die Gesamtheit aller Aktivitäten sind, die sich auf den Waren- und den damit verbundenen Informationsfluss in einem Unternehmen beziehen. Somit sind Warenwirtschaftssysteme Informations- und Managementsysteme, die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse in der Warenwirtschaft abbilden (so etwas lernt man auch im Wirtschaftsinformatik-Studium ;) ).

Diese Warenwirtschaft ist natürlich bei fast jeder Unternehmung zu finden, jedoch benötigt nicht jedes Unternehmen oder Selbstständige ein Warenwirtschaftssystem. Solch ein System sollte immer dann zum Einsatz kommen, wenn die Geschäftsabläufe so komplex (auch quantitativ) werden, dass sie mit anderen Hilfsmitteln (Excel-Tabelle) nicht mehr handhabbar sind. Was die Software mcnCommerce light leistet und ob es alle Anforderungen der Warenwirtschaft erfüllt, wird euch Torsten Haack von Macnetic in einer mehrteiligen Artikelserien am Besten selbst vorstellen.

Teil 1: Angebote erstellen und Rechnungen schreiben mit mcnCommerce light

Die wichtigste Funktion eines Warenwirtschaftssystem ist das Schreiben von Rechnungen. Die Anforderungen an diese Grundfunktion sind von Seiten der Anwender recht unterschiedlich: Am Anfang steht meistens: “Das Programm soll einfach zu bedienen sein!” mcn Commerce löst diese Anforderung durch das selbe Prinzip, wie jeder es von Online Shops kennt: mcn Commerce führt den Anwender von einer Seite zur nächsten. Jede Seite hat dabei eine genaue Aufgabe.

  1. Layout Auftragsdaten
    Nach dem Klicken auf den Button “Neues Dokument” kommt man in das Layout “Auftragsdaten”(Layout = Seite, Eingabemaske). Hier werden die Daten des Kunden eingegeben und die Dokumentart ausgewählt. Hier wählt der Anwender aus, ob er ein Angebot, eine Rechnung (= Auftrag) usw. erstellen will.

    In der Praxis sucht man in der Adressenliste den Kunde heraus oder gibt direkt die Kundennummer ein. Daraufhin werden alle hinterlegten Daten aus dem Modul Adressen eingetragen.

    Rechnungstext-Vorlage
    mcn Commerce unterscheidet sich von anderen Systemen dadurch, dass neben der Adresse, Lieferanschrift und Zahlungsbedingung noch einige weitere Informationen aus dem Modul Adressen übernommen werden. Dazu zählt z.B. die Rechnungstext-Vorlage.

    Sie können beliebig viele Rechnungstext-Vorlagen erstellen und jedem Kunden eine Rechnungstext-Vorlage zuweisen. In der Rechnungstext-Vorlage gibt es zwei Felder für einen Text oberhalb und für den Text unterhalb der Rechnungspositionen. Die Vorlagen eignen sich für bestimmte immer wieder kehrende Texte wie

    • Bankverbindung für Auslandskunden
    • Bei Online Bestellungen: Erklärungen zur Rücksendung von Ware gem. Fernabsatzgesetz
    • zusätzliche Informationen zu den Produkten: “Kühl lagern” usw.
  2. Layout Kalkulation
    Mit dem Button Weiter kommt der Anwender in die Kalkulation. Hier werden die Positionen hinzugefügt.

    In der Mitte des Layouts wird die “aktuelle” Position mit allen Details angezeigt. Darüber befindet sich der Summen Bereich und unter den Positionen das Portal mit allen Positionen des Dokuments. Wenn man auf eine bestimmte Zeile in dem Portal klickt, wird die Position zur “aktuellen” Positionen und die Einzelheiten in der Mitte dargestellt.

    Die aktuelle Position
    Der Einsteiger hat, wie Eingangs erwähnt, den Wunsch, alles möge einfach und übersichtlich sein. Der fortgeschrittene Anwender erwartet darüber hinaus, seinen Geschäftsprozess abbilden zu können. Er will Rabatte eingeben können, die Marge pro Stück, pro Position und auch prozentual sein können. Der Profi will darüber hinaus noch Möglichkeit haben, die Mwst anzupassen, wenn der Kunde im Ausland sitzt. Außerdem er will gleich sehen, ob die Ware vorrätig ist (weil er ja den Kunden am Telefon hat) usw. – Kurzum: Der Anwender will alles, aber ganz einfach.

    Wie lösen wir diese Anforderung in mcn Commerce? Die Lösung ist, wie bereits beschrieben, nur eine Position zur Zeit in allen Details darzustellen und alle anderen Informationen auszublenden. D.h. wir fokussieren. Auf diese Weise können wir nicht nur die oben aufgeführten Informationen darstellen, sondern auch 3 Felder für den Verkaufspreis.

    3 Felder für den Verkaufspreis?
    mcn Commerce wurde in der Praxis entwickelt. Wenn wir also über die Kalkulation eines Verkaufspreises sprechen, erwartet der Anwender eine Funktion, die über das Kopieren des empfohlenen Verkaufspreises hinausgeht.

    • Feld 1: der kalkulierte Verkaufspreis
      Hier wird der automatisch berechnete Verkaufspreis angezeigt. Das heißt der im Artikelstamm hinterlegte VK abzüglich des eingegebenen Rabattes.
    • Feld 2: der manuelle Netto Verkaufspreis
      Sie verkaufen im B2B an Geschäftskunden. Was verkauft sich besser im Angebot: Der Artikel für € 301,67 netto oder der für € 299,00 netto? Richtig, das Feld ist dazu da, um runde Netto Verkaufspreise bei den Positionen zu erhalten.
    • Feld 3: der manuelle Brutto Verkaufspreis
      Dieses Feld hat die gleiche Funktion, nur für Brutto Verkaufspreise bei den Positionen im Endkunden Geschäft (B2C)

    In der Praxis hat sich herausgestellt, dass der Anwender bei einer Angebotskalkulation einerseits gerne runde Verkaufspreise haben möchte, gleichzeitig aber auch sehen will, wie weit er vom kalkulierten Preis abweicht.

  3. Layout Einkauf Kommission
    In diesem Layout wird die Bestellung für die Lieferanten erstellt. Dabei werden die Auftragspositionen für die spätere Zuordnung in der Bestellung eingetragen.

    Die zweite Funktion dieses Layouts ist die Kommissionierung der Ware für den Versand. Dabei kann ein Kommissionierungsschein gedruckt werden, mit dem die Ware im Lager gesammelt wird. Der Status der Kommissionierung kann für jede einzelne Position angegeben werden, so dass man sofort sieht, welche Ware bereits zusammengestellt ist und welche noch fehlt.

  4. Dokument Vorbereitung
    Mit dem Weiter Button geht es in das Layout Dokument Vorbereitung. Hier werden die Angebote, Rechnungen usw. für den Druck (oder das Erstellen eines PDFs) vorbereitet.

    In den meisten Fällen muss hier nicht viel gemacht werden und man kann gleich auf den Druck Button oben in der Statusleiste klicken. Im Falle der Aufträge wird die Rechnungsnummer angefordert, wenn der Auftrag berechnet werden soll. Zwischen dem Erstellen des Dokuments “Rechnung” und dem Anfordern der Rechnungsnummer kann ein beliebig langer Zeitraum liegen. Erst wenn die Rechnungsnummer angefordert wird, wird der Datensatz geschlossen (Anforderung des Finanzamtes = die Positionen einer Rechnung dürfen nicht mehr manipuliert werden) und das Datum der Rechnung entscheidet, in welchem Buchungszeitraum der Umsatz erfasst wird.

    Auftragsbestätigungen
    Auftragsbestätigungen werden ebenfalls in diesem Layout gedruckt. Für die Auftragsbestätigung gibt es darüber hinaus eigene Textblöcke, da diese von denen in der Rechnung meistens abweichen (“Wir danken für Ihren Auftrag und bestätigen die Lieferung der aufgeführten Waren zum…”)

  5. Lieferscheine
    Für jeden Auftrag können beliebig viele Lieferscheine (Teillieferungen) erstellt werden, unabhängig davon ob bereits eine Rechnung erstellt wurde, oder nicht.

Die nächsten Artikel dieser Serie befassen sich mit:

 
Andreas

OS X Business Park auf der CeBIT 2010

schrieb am 18. Februar 2010Andreas

Die CeBIT 2010 ist nicht mehr fern und ich wollte euch auch noch einmal darauf hinweisen. Eine Neuheit, die konkret Mac-Anwender betrifft, ist der OS X Business Park in Hall2 Stand A20. Erstmal stellen dort Firmen spezielle Mac- und iPhone-Lösungen für den Businessbereich vor.

Neben dem OS X Business Park gibt es natürlich auch viele weitere Neuheiten im Hard- und Softwarebereich, sowie interessante Forschungsprojekte zu entdecken. Ich selbst werde dieses Jahr als Besucher am 03.03.2010 auf der CeBIT sein. Somit besteht eine Gelegenheit mich persönlich zu treffen. Wer möchte kann sich vorab gerne per Mail oder spontan per Twitter melden.

Die CeBIT 2010 öffnet am 02.März.2010 ihre Pforten und kann bis einschließlich 06.März 2010 zwischen 09:00 und 18:00 auf dem Hannover Messegelände bsucht werden. Es gibt sogar ein CeBIT-Bahn-Angebot ;)

 
Andreas

Terminplanung am Mac mit zeeyoo

schrieb am 8. Dezember 2009Andreas

Heute möchte ich euch einmal den Online-Dienst zeeyoo zur webbasierten Terminanfrage und -planung vorstellen. Mit zeeyoo lassen sich Termine für mehrere Teilnehmer webbasiert planen, koordinieren und nachbereiten. Dabei hat sich zeeyoo auf den professionellen Einsatz spezialisiert und bietet im Gegensatz zu anderen webbasierten Terminplanungsdiensten Software-Clients für Mircosoft Outlook, Google Calendar und iCal unter Mac OS X an.

zeeyoo bietet seinen Dienst in einer Standard und einer Premium-Version an. Die in der Standard-Version angebotenen Leistungen können kostenlos genutzt werden. Dazu zählt unter anderem die Terminplanung, Veranstaltungsorte mit Google Maps, automatische Benachrichtigungen, Versenden von Dateianhängen bis 1MB, Terminübersichten etc. Der zeeyoo-Kalender kann auch im iCal-Format abonniert werden.

Die Premium-Version ermöglicht zudem die angesprochene Synchronisierung über den Windows, Google oder Mac OS X Client. Außerdem können Terminanfragen auch gruppenbasiert mit der Premium-Version erfolgen.

Das Erstellen einer Terminanfrage erfolgt dabei im Webbrowser in 5 Schritten:

Zunächst gibt man den Namen und den Ort der Veranstaltung ein.

zeeyoo-terminumfrage-webbrowser

Im nächsten Schritt wählt man einen Termin aus dem Kalender aus, wobei bei der Kalenderansicht gleich die eigenen synchronisierten Termine angezeigt werden, so dass man hier nicht einen anderen Kalender prüfen muss.

zeeyoo-kalenderansicht-webbrowser

Anschließend werden die Teilnehmer eingetragen oder aus dem zeeyoo-Adressbuch (derzeit noch nicht mit dem Mac OS X Adressbuch synchronisierbar) ausgewählt. Bei bedarf kann man der Termineinladung Anhänge bis zu 20MB (je nach Mitgliedschaft) beifügen.

zeeyoo-terminumfrage-optionen-webbrowser

Um einen Termin bestätigen zu können, muss sich der Eingeladene ebenfalls bei zeeyoo registrieren, was jedoch kostenlos in der Standard-Version möglich ist. Vor einer ersten Terminanfrage über zeeyoo sollte es einen Hinweis geben, um Missverständnisse zu vermeiden – ich habe schon zweimal eine Terminanfrage über ähnliche Webdienste erhalten, die im ersten Augenblick als Spam wahrgenommen habe ;)

Fazit:
Der Vorteil von zeeyoo liegt vor allem in der Synchronisierung der Termine mit Outlook und iCal. Dadurch können auch private und geschäftliche Termine auf unterschiedlichen Systemen abgeglichen werden. Die Terminanfragen bedingen zwar eine Registrierung, die jedoch mit der Standard-Version ohne Kosten verbunden ist. Eine Synchronisierung der Termine mit iCal, Google Calendar und Mircosoft Outlook ist mit der Premium-Version und dem entsprechenden Client möglich und kostet 39 EUR im Jahr.

Speziell zur Veröffentlichung der neuen Version des Google-Clients für Mac OS X bietet zeeyoo einen Gutschein für eine kostenlose 6-monatige Premium-Mitgliedschaft an. Gutschein-Code: PRM-FMS1973 Dieser Gutschein muss bis zum 01.02.2010 eingelöst werden.

Anschauen lohnt sich auf jeden Fall :)

 
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