Manchmal kommt es vor, dass eine “vermeindliche” Freeware nicht bei uns aufgenommen wird. Dass liegt meistens daran, dass diese Software nicht zu 100% die Kriterien erfüllt, die wir für Freeware ansetzen. Dazu zählt unter anderem auch die Software TeamViewer, die nur für die Privatgebrauch kostenlos ist.

Trotz der einen oder anderen Einschränkung möchten wir euch Programme nicht vorenthalten und stellen diese in unserem Blog vor. Heute möchte ich euch auf die für Selbstständige und Unternehmen kostenlose Wartenwirtschaft mcnCommerce light für Mac OS X von Macnetic aufmerksam machen.

Wozu benötigt man eine Warenwirtschaft-Software?

Bevor es an die Vorstellung der Software geht, wollen wir einen kleinen Exkurs in die Theorie der Warenwirtschaft machen. Der Einfachheit halber bediene ich mich der Definition aus Wikipedia, nach der sich die Warenwirtschaft:

“[...] mit der Verwaltung sowie der zeitlichen, mengenmäßigen, qualitativen und eventuell auch räumlichen Planung und Steuerung der Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt befasst. Sie koordiniert den Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden, Bedarfsträgern (zum Beispiel Produktion) und den Lagern. [...]”

Bereit man die Definition etwas grafisch auf, könnte das Ganze so aussehen. Oft wird auch der Begriff Materialwirtschaft in Zusammenhang mit der Warenwirtschaft (WaWi) genannt oder sogar synonym verwendet. Aufgabe der Materialwirtschaft ist die Versorgung des Unternehmens mit Gütern:

• in der richtigen Art,
• in der richtigen Qualität,
• in der richtigen Menge,
• beim richtigen Lieferanten,
• zum richtigen Zeitpunkt,
• am richtigen Ort und
• zum richtigen Preis

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Warenwirtschaft die Gesamtheit aller Aktivitäten sind, die sich auf den Waren- und den damit verbundenen Informationsfluss in einem Unternehmen beziehen. Somit sind Warenwirtschaftssysteme Informations- und Managementsysteme, die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse in der Warenwirtschaft abbilden (so etwas lernt man auch im Wirtschaftsinformatik-Studium ).

Diese Warenwirtschaft ist natürlich bei fast jeder Unternehmung zu finden, jedoch benötigt nicht jedes Unternehmen oder Selbstständige ein Warenwirtschaftssystem. Solch ein System sollte immer dann zum Einsatz kommen, wenn die Geschäftsabläufe so komplex (auch quantitativ) werden, dass sie mit anderen Hilfsmitteln (Excel-Tabelle) nicht mehr handhabbar sind. Was die Software mcnCommerce light leistet und ob es alle Anforderungen der Warenwirtschaft erfüllt, wird euch Torsten Haack von Macnetic in einer mehrteiligen Artikelserien am Besten selbst vorstellen.

Teil 1: Angebote erstellen und Rechnungen schreiben mit mcnCommerce light

Die wichtigste Funktion eines Warenwirtschaftssystem ist das Schreiben von Rechnungen. Die Anforderungen an diese Grundfunktion sind von Seiten der Anwender recht unterschiedlich: Am Anfang steht meistens: “Das Programm soll einfach zu bedienen sein!” mcn Commerce löst diese Anforderung durch das selbe Prinzip, wie jeder es von Online Shops kennt: mcn Commerce führt den Anwender von einer Seite zur nächsten. Jede Seite hat dabei eine genaue Aufgabe.

1. Layout Auftragsdaten
   Nach dem Klicken auf den Button “Neues Dokument” kommt man in das Layout “Auftragsdaten”(Layout = Seite, Eingabemaske). Hier werden die Daten des Kunden eingegeben und die Dokumentart ausgewählt. Hier wählt der Anwender aus, ob er ein Angebot, eine Rechnung (= Auftrag) usw. erstellen will.

   

   In der Praxis sucht man in der Adressenliste den Kunde heraus oder gibt direkt die Kundennummer ein. Daraufhin werden alle hinterlegten Daten aus dem Modul Adressen eingetragen.

   Rechnungstext-Vorlage
   mcn Commerce unterscheidet sich von anderen Systemen dadurch, dass neben der Adresse, Lieferanschrift und Zahlungsbedingung noch einige weitere Informationen aus dem Modul Adressen übernommen werden. Dazu zählt z.B. die Rechnungstext-Vorlage.

   Sie können beliebig viele Rechnungstext-Vorlagen erstellen und jedem Kunden eine Rechnungstext-Vorlage zuweisen. In der Rechnungstext-Vorlage gibt es zwei Felder für einen Text oberhalb und für den Text unterhalb der Rechnungspositionen. Die Vorlagen eignen sich für bestimmte immer wieder kehrende Texte wie

   • Bankverbindung für Auslandskunden
   • Bei Online Bestellungen: Erklärungen zur Rücksendung von Ware gem. Fernabsatzgesetz
   • zusätzliche Informationen zu den Produkten: “Kühl lagern” usw.
2. Layout Kalkulation
   Mit dem Button Weiter kommt der Anwender in die Kalkulation. Hier werden die Positionen hinzugefügt.

   

   In der Mitte des Layouts wird die “aktuelle” Position mit allen Details angezeigt. Darüber befindet sich der Summen Bereich und unter den Positionen das Portal mit allen Positionen des Dokuments. Wenn man auf eine bestimmte Zeile in dem Portal klickt, wird die Position zur “aktuellen” Positionen und die Einzelheiten in der Mitte dargestellt.

   Die aktuelle Position
   Der Einsteiger hat, wie Eingangs erwähnt, den Wunsch, alles möge einfach und übersichtlich sein. Der fortgeschrittene Anwender erwartet darüber hinaus, seinen Geschäftsprozess abbilden zu können. Er will Rabatte eingeben können, die Marge pro Stück, pro Position und auch prozentual sein können. Der Profi will darüber hinaus noch Möglichkeit haben, die Mwst anzupassen, wenn der Kunde im Ausland sitzt. Außerdem er will gleich sehen, ob die Ware vorrätig ist (weil er ja den Kunden am Telefon hat) usw. – Kurzum: Der Anwender will alles, aber ganz einfach.

   Wie lösen wir diese Anforderung in mcn Commerce? Die Lösung ist, wie bereits beschrieben, nur eine Position zur Zeit in allen Details darzustellen und alle anderen Informationen auszublenden. D.h. wir fokussieren. Auf diese Weise können wir nicht nur die oben aufgeführten Informationen darstellen, sondern auch 3 Felder für den Verkaufspreis.

   3 Felder für den Verkaufspreis?
   mcn Commerce wurde in der Praxis entwickelt. Wenn wir also über die Kalkulation eines Verkaufspreises sprechen, erwartet der Anwender eine Funktion, die über das Kopieren des empfohlenen Verkaufspreises hinausgeht.

   • Feld 1: der kalkulierte Verkaufspreis
     Hier wird der automatisch berechnete Verkaufspreis angezeigt. Das heißt der im Artikelstamm hinterlegte VK abzüglich des eingegebenen Rabattes.
   • Feld 2: der manuelle Netto Verkaufspreis
     Sie verkaufen im B2B an Geschäftskunden. Was verkauft sich besser im Angebot: Der Artikel für € 301,67 netto oder der für € 299,00 netto? Richtig, das Feld ist dazu da, um runde Netto Verkaufspreise bei den Positionen zu erhalten.
   • Feld 3: der manuelle Brutto Verkaufspreis
     Dieses Feld hat die gleiche Funktion, nur für Brutto Verkaufspreise bei den Positionen im Endkunden Geschäft (B2C)

   In der Praxis hat sich herausgestellt, dass der Anwender bei einer Angebotskalkulation einerseits gerne runde Verkaufspreise haben möchte, gleichzeitig aber auch sehen will, wie weit er vom kalkulierten Preis abweicht.

3. Layout Einkauf Kommission
   In diesem Layout wird die Bestellung für die Lieferanten erstellt. Dabei werden die Auftragspositionen für die spätere Zuordnung in der Bestellung eingetragen.

   Die zweite Funktion dieses Layouts ist die Kommissionierung der Ware für den Versand. Dabei kann ein Kommissionierungsschein gedruckt werden, mit dem die Ware im Lager gesammelt wird. Der Status der Kommissionierung kann für jede einzelne Position angegeben werden, so dass man sofort sieht, welche Ware bereits zusammengestellt ist und welche noch fehlt.

4. Dokument Vorbereitung
   Mit dem Weiter Button geht es in das Layout Dokument Vorbereitung. Hier werden die Angebote, Rechnungen usw. für den Druck (oder das Erstellen eines PDFs) vorbereitet.

   

   In den meisten Fällen muss hier nicht viel gemacht werden und man kann gleich auf den Druck Button oben in der Statusleiste klicken. Im Falle der Aufträge wird die Rechnungsnummer angefordert, wenn der Auftrag berechnet werden soll. Zwischen dem Erstellen des Dokuments “Rechnung” und dem Anfordern der Rechnungsnummer kann ein beliebig langer Zeitraum liegen. Erst wenn die Rechnungsnummer angefordert wird, wird der Datensatz geschlossen (Anforderung des Finanzamtes = die Positionen einer Rechnung dürfen nicht mehr manipuliert werden) und das Datum der Rechnung entscheidet, in welchem Buchungszeitraum der Umsatz erfasst wird.

   Auftragsbestätigungen
   Auftragsbestätigungen werden ebenfalls in diesem Layout gedruckt. Für die Auftragsbestätigung gibt es darüber hinaus eigene Textblöcke, da diese von denen in der Rechnung meistens abweichen (“Wir danken für Ihren Auftrag und bestätigen die Lieferung der aufgeführten Waren zum…”)

5. Lieferscheine
   Für jeden Auftrag können beliebig viele Lieferscheine (Teillieferungen) erstellt werden, unabhängig davon ob bereits eine Rechnung erstellt wurde, oder nicht.

Die nächsten Artikel dieser Serie befassen sich mit:

• Kundenbetreuung mit dem CRM-Modul
• Artikelstamm mit eigenen Feldern
• Die Kasse am Point of Sale

Die CeBIT 2010 ist nicht mehr fern und ich wollte euch auch noch einmal darauf hinweisen. Eine Neuheit, die konkret Mac-Anwender betrifft, ist der OS X Business Park in Hall2 Stand A20. Erstmal stellen dort Firmen spezielle Mac- und iPhone-Lösungen für den Businessbereich vor.

Neben dem OS X Business Park gibt es natürlich auch viele weitere Neuheiten im Hard- und Softwarebereich, sowie interessante Forschungsprojekte zu entdecken. Ich selbst werde dieses Jahr als Besucher am 03.03.2010 auf der CeBIT sein. Somit besteht eine Gelegenheit mich persönlich zu treffen. Wer möchte kann sich vorab gerne per Mail oder spontan per Twitter melden.

Die CeBIT 2010 öffnet am 02.März.2010 ihre Pforten und kann bis einschließlich 06.März 2010 zwischen 09:00 und 18:00 auf dem Hannover Messegelände bsucht werden. Es gibt sogar ein CeBIT-Bahn-Angebot

Heute möchte ich euch einmal den Online-Dienst zeeyoo zur webbasierten Terminanfrage und -planung vorstellen. Mit zeeyoo lassen sich Termine für mehrere Teilnehmer webbasiert planen, koordinieren und nachbereiten. Dabei hat sich zeeyoo auf den professionellen Einsatz spezialisiert und bietet im Gegensatz zu anderen webbasierten Terminplanungsdiensten Software-Clients für Mircosoft Outlook, Google Calendar und iCal unter Mac OS X an.

zeeyoo bietet seinen Dienst in einer Standard und einer Premium-Version an. Die in der Standard-Version angebotenen Leistungen können kostenlos genutzt werden. Dazu zählt unter anderem die Terminplanung, Veranstaltungsorte mit Google Maps, automatische Benachrichtigungen, Versenden von Dateianhängen bis 1MB, Terminübersichten etc. Der zeeyoo-Kalender kann auch im iCal-Format abonniert werden.

Die Premium-Version ermöglicht zudem die angesprochene Synchronisierung über den Windows, Google oder Mac OS X Client. Außerdem können Terminanfragen auch gruppenbasiert mit der Premium-Version erfolgen.

Das Erstellen einer Terminanfrage erfolgt dabei im Webbrowser in 5 Schritten:

Zunächst gibt man den Namen und den Ort der Veranstaltung ein.

Im nächsten Schritt wählt man einen Termin aus dem Kalender aus, wobei bei der Kalenderansicht gleich die eigenen synchronisierten Termine angezeigt werden, so dass man hier nicht einen anderen Kalender prüfen muss.

Anschließend werden die Teilnehmer eingetragen oder aus dem zeeyoo-Adressbuch (derzeit noch nicht mit dem Mac OS X Adressbuch synchronisierbar) ausgewählt. Bei bedarf kann man der Termineinladung Anhänge bis zu 20MB (je nach Mitgliedschaft) beifügen.

Um einen Termin bestätigen zu können, muss sich der Eingeladene ebenfalls bei zeeyoo registrieren, was jedoch kostenlos in der Standard-Version möglich ist. Vor einer ersten Terminanfrage über zeeyoo sollte es einen Hinweis geben, um Missverständnisse zu vermeiden – ich habe schon zweimal eine Terminanfrage über ähnliche Webdienste erhalten, die im ersten Augenblick als Spam wahrgenommen habe

Fazit:
Der Vorteil von zeeyoo liegt vor allem in der Synchronisierung der Termine mit Outlook und iCal. Dadurch können auch private und geschäftliche Termine auf unterschiedlichen Systemen abgeglichen werden. Die Terminanfragen bedingen zwar eine Registrierung, die jedoch mit der Standard-Version ohne Kosten verbunden ist. Eine Synchronisierung der Termine mit iCal, Google Calendar und Mircosoft Outlook ist mit der Premium-Version und dem entsprechenden Client möglich und kostet 39 EUR im Jahr.

Speziell zur Veröffentlichung der neuen Version des Google-Clients für Mac OS X bietet zeeyoo einen Gutschein für eine kostenlose 6-monatige Premium-Mitgliedschaft an. Gutschein-Code: PRM-FMS1973 Dieser Gutschein muss bis zum 01.02.2010 eingelöst werden.

Anschauen lohnt sich auf jeden Fall